El Ayuntamiento de Chiclana, a través de la Delegación Municipal de Modernización de la Administración, está desarrollando un aplicación informática que posibilitará la gestión de decretos de forma digital, “lo que supone una ruptura con el modelo tradicional de aprobación y gestión de decretos de la Alcaldía en papel, eliminando por completo estos los documentos en este formato, y dando origen al libro de decretos digital”, según ha informado la edila de este área, Ascensión Hita.
De esta manera, los decretos se gestionan de forma normalizada, mediante una aplicación específica, lo que aporta rigor, orden y eficiencia en la gestión. Esta aplicación será usada por unas 170 personas, entre tramitadores y firmantes, con un volumen que superará los 8.000 decretos anuales.
Este proyecto, desarrollado por el Servicio de Organización Calidad (SOC), cuenta con las ventajas que supone la utilización de esta novedosa fórmula que encuentra un mayor dinamismo en los procesos internos, evitando tiempos muertos en la gestión, “ya que en todo momento se sabe en paso se encuentra y quien lo tiene pendiente”.
Asimismo, permite incrementar la calidad de los procedimientos al disponer de una herramienta que hace posible el tratamiento electrónico completo del trámite, no hay pérdida de documentos, al estar todos centralizados y la localización con los diferentes criterios de búsqueda es instantánea, evitando también la pérdida o destrucción no deseada o accidental de documentos.
El avance de la gestión documental y firma electrónica permite la aparición de nuevos escenarios y formas de trabajar en la administración, promoviendo la existencia del dato único, evitando la duplicidad de información y compartiendo la misma con toda la Corporación.
Junto a ello, facilita la utilización de estándares que permitan avanzar en el campo de interoperabilidad entre distintas administraciones y su integración con otros sistemas de información.
La funcionalidad de la esta aplicación engarzada con la base de datos corporativa (Openedge) controla la generación de documentos y la tramitación en todas sus fases. La generación de documentos se realiza a través de herramientas ofimáticas de software libre (LibreOffice). “Para la firma de los documentos, se utiliza la firma electrónica avanzada, mediante la utilización de certificados digitales emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), y validados a través de nuestra plataforma de administración electrónica que utiliza la red Nerea y Sara para el acceso a la plataforma de @firma”, según ha explicado la citada concejala.
En este sentido, Hita ha señalado que “teniendo en cuenta la labor de desarrollo del programa por parte del SOC, el Ayuntamiento de Chiclana pretende tenerlo en funcionamiento a modo de pruebas en septiembre, para tenerlo totalmente implantado en enero del próximo año 2014”.
Esta nueva aplicación informática controlará la disponibilidad de los diferentes firmantes que intervienen en la tramitación de los decretos; contendrá todos los documentos que forman parte del expediente que da a lugar al decreto y permitirá emitir los certificados, notificaciones y traslados, tanto en papel como notificaciones electrónica, así como la emisión del libro de decretos y libro de extractos.
