¿Cómo se puede transformar digitalmente la Universidad de Jaén UJA fue la pregunta que se realizó el equipo de Gobierno del rector Juan Gómez hace ahora un año y desde el pasado mes de octubre, desde el vicerrectorado de Universidad Digital  trabajan en la preparación de un Plan Director cuyo primer borrador ya está listo.

Este Plan Director de Transformación Digital ha convertido a la de Jaén en una Universidad “pionera” en el territorio nacional. “Hay muy pocas universidades que aborden la transformación digital con un Plan Director. Cada vez hay más universidades que apuestan por la digitalización o que ofertan cursos virtuales, pero que no tienen un vicerrectorado que como el nuestro aborde la transformación digital. La UJA ha sido pionera en la creación de un Plan Director General para transformarse”, reconoce la vicerrectora de Universidad Digital, Mª Teresa Martín Valdivia.

Este Plan está permitiendo desarrollar acciones a corto y largo plazo para la integración de las tecnologías en “todas las áreas de organización, para cambiar su forma de funcionar”.

Entre las acciones más importantes, Mª Teresa Martín resalta la accesibilidad 24/7 de los usuarios, tanto universitarios, docentes como personal de Administración y Servicios, esto es, “garantizar el acceso total a todos los servicios de la Universidad todos los días de la semana y todas las horas del día”. Dice: “Hay que asumirlo y las universidades se tienen que dar cuenta que aunque somos una institución, la transformación digital es para todos. Cuanto antes nos pongamos las pilas, mejor. De esta manera, la Universidad de Jaén nunca cierra”.   

Y no ha cerrado en tiempos de crisis sanitaria como la actual por la pandemia del Covid-19. En días, la transformación digital de la UJA se ha materializado, pasando de una Universidad presencial a una virtual. “Lo hemos hecho en un tiempo corto. Ahora más que nunca nos hemos dado cuenta que este Plan Director es fundamental y vamos a intentar acometer todas las acciones contempladas que podamos”, explica.

Por el Estado de Alarma, la docencia virtual y el teletrabajo son una realidad en la Universidad jiennense. “Nunca hubiéramos pensado que la UJA se hubiera podido transformar digitalmente en una semana. La docencia se ha transformado. El teletrabajo es ya una realidad. Era una acción que se contemplaba en el Plan más a largo plazo y se ha ejecutado como una obligación. O lo hacíamos o no había docencia universitaria. Estamos haciendo la función que queríamos. Si somos capaz de dar soporte en estas circunstancias, es la manera de cambiar culturalmente a la gente, hacer teletrabajo y que todos seamos eficientes”, valora.

Y es que Mª Teresa Martín recuerda que “cuando se habla de la transformación digital se asocia a la tecnología, que es un factor esencial, pero lo fundamental es la estrategia con las personas que la van a aplicar y con el cambio cultural”. Señala: “Lo esencial es que nos permite innovar en la forma de hacer las cosas, cambiar la forma de pensar. Eso es lo más costoso, más que los recursos económicos necesarios para la transformación digital real. No es cuestión de dinero, sino de cambiar la mentalidad. Aprovechemos la tecnología para dar una vuelta de tuerca y pensar cómo podemos mejorar nuestro sector productivo, nuestros servicios para los usuarios”. 

En estos momentos, la vicerrectora se manifiesta “gratamente sorprendida”. Apunta: “Somos una Universidad pequeña y los recursos son los que son, pero el servicio está siendo fantástico. Los universitarios son nativos digitales, no iban a tener problemas porque lo iban a asumir. Los profesores no imaginaban que darían las clases online. En todas las ramas del conocimiento, el profesorado se ha transformado, dando clases con videoconferencia, realizando tutorías de forma virtual, utilizando la plataforma de docencia virtual para enviar las tareas y se transformarán digitalmente para realizar la evaluación de los estudiantes”. Igualmente, Martín aplaude que “toda la comunidad universitaria está comprometida y la Universidad no se ha paralizado y sigue con los servicios esenciales, trabajando como se hacía hasta ahora”.

La meta es ya “conseguir una Universidad moderna, innovadora y sostenible, a través de la tecnología, poniendo el foco en la mejora de la experiencia del usuario”.

El Plan establece cinco ejes de actuación y el fin es hacer de los campus universitarios de Las Lagunillas y el Científico-Tecnológico de Linares ‘Smart campus’, a través de la personalización de los servicios, la eficiencia, la adaptación de las infraestructuras, la información y la relación con la sociedad. “Hay muchas cosas que se pueden transformar digitalmente y una es la asistencia personal al usuario; otra es la mejora de los servicios universitarios para ser más eficientes; avanzar con las infraestructuras en un verdadero Smart campus; apostar por una información fiel y de calidad para tomar decisiones y generar valor; y en cuanto a la sociedad, facilitarle la relación con el entorno”.

Desde la UJA ya estaban trabajando en la puesta en marcha de asistentes virtuales (chatbot) en su página web (ujaen.es), pero, nuevamente, la crisis sanitaria ha acelerado la implantación. La UJA  ha habilitado el chatbot ‘CARINA’, que responde a preguntas básicas y especializadas sobre el coronavirus, cuestiones relacionadas con  el contagio, los síntomas, la prevención y las medidas derivadas del decreto de Alarma del Gobierno.

Concretamente, trabajan en la implantación de un chatbot “para ayudar a los alumnos de nuevo ingreso”, para responder a dudas sobre el proceso de realización de matrícula o las pruebas de Selectividad. “Integrando los asistentes virtuales inteligentes, la Universidad consigue aliviar los tiempos de atención al usuario. El asistente siempre va a estar para el universitario o cualquier otro usuario, a cualquier hora de todos los días. Tenemos que ponernos en el perfil de la persona que va a interesarse por los servicios de la UJA. En el caso de los estudiantes, son jóvenes que quieren información y no quieren llamar por teléfono, sino resolver sus dudas conectándose. El 90% de las preguntas que hagan se les va a resolver. Las personas también estaremos para responder, pero es una generación que se comunica de una manera digital”, recuerda la vicerrectora.

Por otra parte, no olvida la necesidad de que “los universitarios tienen que terminar su formación académica con competencias digitales”. Es una medida contemplada en el eje ‘Personalización’. Entre las acciones, la vicerrectora recuerda que la Universidad Virtual, la aplicación AppUJA y la Docencia Virtual “mejorarán la experiencia digital del usuario”, al que invitan a involucrarse en las redes sociales mediante compartición y generación de contenidos UJA.

En cuanto al eje ‘Eficiencia”, se busca mejorar los procesos y servicios universitarios con el fin de simplificar y automatizar los procesos y trámites administrativos digitalizados; apostar por la Administración electrónica, la Universidad sin papel y la autogestión, con la tramitación de servicios sin intermediarios.

Por otra parte, teniendo en cuenta la ‘Sociedad’ como eje de este Plan Director, entre los objetivos que se marca la UJA está la cooperación, generando alianzas con otras instituciones y universidades. También la visibilidad, fortaleciendo las relaciones con la sociedad; y la proyección, con el fomento de actividades culturales y deportivas. Una de las acciones es fomentar la web ‘Alumni’ y la web de la Fundación Universidad Empresa.

El Plan Director de Transformación Digital contempla medidas que acabarán de implementarse a lo largo de este año y se centrará en la simplificación de los procesos administrativos y la interoperabilidad. “Queremos concretar claramente lo que queremos conseguir con cada objetivo, para que no sean un brindis al sol. Entre las acciones concretas, se acometerán de forma inmediata algunas y otras cuya ejecución dependerá del contexto en el que nos encontremos”, termina.

La UJA va a celebrar del 27 al 30 de abril la Feria Virtual de Empleo, en la que participarán 60 empresas y alumnado y egresados de la institución universitaria. Es necesario inscribirse. La web: https://feriaempleo.ujaen.es.

Durante la feria, los interesados podrán consultar las ofertas de las empresas, dejar su currículum o participar en chats.